На вас нахлынула волна важных дел — обычная ситуация знакомая каждому из нас. В голове сразу возникает вопрос: "За что браться в первую очередь?" После долгих раздумий наш мозг устает и он скорее предпочтет просмотр сериала, чем те самые ненавистные дела, которые доводят до головной боли.
Чтобы таких ситуаций не происходило и вас не пугали горы задач, предлагаем запомнить основные правила успешного тайм-менеджмента.
Эти техники управления временем строятся на трех основных принципах:
1. Приоритизация. Для выполнения задачи необходимо определить степень ее важности в списке дел.
2. Планирование. Для выполнения задачи нужно понять, когда ее лучше сделать и за какой временной промежуток вы справитесь.
3. Структурирование. Для выполнения задачи необходимо изучить способы отслеживания ваших результатов в ходе работы.
Методы тайм-менеджмента:
1. Подготовка с вечера.
Если вы встаете рано, то ваш мозг, очевидно, не будет готов к умственной деятельности. Чтобы вы проснулись с положительными эмоциями, лучше всего составить план дел на следующий день с вечера. Вы поймете свою нагрузку заранее и начнете выполнять дела без особой спешки.
2. Уделите хотя бы пару минут
Этот метод помогает справиться людям с прокрастинацией. Если вы осознаете, что лень одолела вас, а желание что-то делать совершенно отсутствует, то лучше всего начать уделять на выполнение определенной задачи хотя бы 5-10 минут. Это поможет обрести чувство контроля над ситуацией и работа пойдет легче.
3. Устанавливайте дедлайны!
Дедлайн — крайний срок для окончания выполнения работы. Установив себе ограничение во времени, вы точно выполните пункт плана быстрее, чем ожидалось. Время этих самых дедлайнов может варьироваться от трех дней до полугода и больше. Почему так? Для достижения ваших целей необходимо разное количество времени, поэтому следует опираться на свои силы и сложность работы, чтобы устанавливать крайние сроки.
4. Деление большой задачи
Очень часто глобальные задачи пугают нас своим объемом. Для успешного выполнения важного дела необходимо разделись его на пункты, которые вы будете выполнять в определенной последовательности. Когда ваша задача обретает конкретику, то она становится легче для восприятия.
5. Метод "90 на 30"
Этот метод Тони Шварца похож на дедлайны, только более жесткий. Первое значение — время, которое вы уделяете работе, второе — отдыху. Большое количество перерывов во время выполнения миссии помогает мозгу расслабиться и "перезагрузиться" для последующих действий. Чтобы этот метод оказался результативным, необходимо соблюдать эти четкие рамки во времени.
6. Матрица Эйзенхауэра
Это особая система распределения приоритетов для дальнейшего выполнения задач. Она состоит из двух осей: "важность" и "срочность", при помощи которых можно расставить приоритеты и последовательность выполнения задач. Матрица включает в себя четыре квадрата:
-
Квадрат А: срочные и важные дела. Сюда входят обязательные задачи, которые помогают достигнуть крупной цели, а также вопросы о вашем здоровье.
-
Квадрат В: важные, но не срочные дела. Это ваша основная деятельность. Задачи еще не "горят", поэтому выполнять их можно без особой спешки и паники.
-
Квадрат С: срочные, но не важные дела. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важных вещах, снижают эффективность и выматывают.
-
Квадрат D: не срочные и не важные дела. Эти задачи не несут абсолютно никакой пользы. Но зачем же тогда нужен этот отсек в матрице? Сюда необходимо записывать занятия, расслабляющие вас, дающие отдохнуть организму в перерывах между дел. Таким образом, мы убеждаем себя, что даже во время отдыха "трудимся".
7. Тайм-менеджмент по хронотипу
Этот метод подойдет тем, кто хочет составить свой идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус утверждает, что существует четыре типа людей — четыре хронотипа. Им соответствуют определенные часы пробуждения, продуктивности и сна.
-
"Медведи". Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
-
"Львы". Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
-
"Волки". Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
-
"Дельфины". Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Если построить свое расписание, опираясь на биоритм, то результаты работы станут намного эфективнее.
8. Канбан
Канбан — это метод организации работы как для команды, так и для отдельного человека. Канбан — это таблица с тремя столбцами: "Нужно сделать", "В работе", "Сделано". Но количество столбцов может увеличиваться в зависимости от количества этапов вашего плана. Все дела по умолчанию заносятся в первую колонку, а по мере выполнения — переносятся в другой. Благодаря этому методу вы сможете отслеживать продуктивность отдельного человека или целой группы людей.
Статья подготовлена Антониной Ховрич
